说到颁奖晚会活动成功与否的因素，众人可以说法不一，但是究其根由，总是离不开两个关键人——办会的需求者以及完成会议的接待洽谈人。这两者紧紧相连，互相依赖于帮衬。需求者说的明白，接洽者安排合理。双方缺一不可。

　　主办方又称买方。买方把会议需求说的明白，所谓说的明白有以下内容需要讲明：活动时间、活动人数、活动细节、活动标准、活动目的、活动参加者的年龄时段、活动者身份、活动期望的结果等。具体要求包括：

　　1、大型会议活动需提前做好预案，明确自己参会人数，不能有太多不确定性;

　　2、了解酒店报价，不能由于价格因素，制约了前期友好洽谈，更不能由于双方报价差距太多，而导致纠缠在价格上，发生前期的不愉快;

　　3、双方必须要有书面确认合同，合同对双方都是一种保护;

　　4、主办方将不可控因素控制在有效范围内(双方签约的保证数);

　　5、详细具体地将会议活动流程告知洽谈人;

　　6、认真仔细听从会议洽谈人的意见与建议(因为会议洽谈人**了解自己酒店的接待能力);

　　7、会议行程如在会议期间有变化，要**时间找到会议洽谈人，双方要做到有效沟通;

　　8、对于酒店接待中出现的不足要及时提出，切忌当时不说，事后追究。